Lean nos serviços escolares : estudo de caso

Abstract

A crise económica que afetou vários países, inclusive Portugal, levou à tomada de medidas que visavam reduzir ao máximo as despesas do Estado com vários organismos quer públicos quer privados. Em Portugal, uma das formas que o Governo encontrou para reduzir as despesas foi a realização de um corte nas verbas atribuídas ao setor privado da educação. Embora a adoção destas medidas tenha permitido uma redução significativa nas despesas com a educação, provocou também o encerramento de várias escolas privadas em regiões remotas, levando à transferência dos seus alunos para as escolas públicas mais próximas. Outras escolas privadas foram obrigadas a rever toda a sua política de gastos e a encontrarem formas de equilibrar os seus orçamentos, de modo a conseguirem subsistir sem os apoios do Estado. Este projeto foi realizado com o objetivo de contribuir para a redução dos desperdícios/custos nos serviços de educação numa escola privada. Para isso, efetuou-se um estudo relativamente a alguns serviços comuns a escolas públicas e privadas e analisou-se de que forma os mesmos, poderiam beneficiar com a aplicação da filosofia lean. Foram propostas medidas para melhorar o serviço de transportes e o processo de produção de refeições numa determinada escola. O estudo de caso realizado demonstra que é possível melhorar os processos de limpeza e o layout de uma cantina, por forma a tornar o processo mais fácil e menos longo. Esta poupança poderá reduzir o tempo das tarefas deixando os colaboradores disponíveis para a realização de outras tarefas dentro do refeitório escolar. Relativamente ao serviço de transporte, a utilização do método centro de gravidade permitiu reduzir o número de paragens, de 44 locais para apenas 10, diminuindo assim a distância percorrida pelos autocarros da instituição. A utilização deste método permite uma poupança de cerca de 4 976,16€/ano, salvaguardado, no entanto, o transporte dos mesmos alunos que utilizavam este serviço anteriormente. Verificou-se ainda que a uniformização dos horários em conjunto com o método centro de gravidade permitirá uma maior poupança para a escola de aproximadamente 40 762,76€.

The economic crisis that has affected several countries, including Portugal, led to the adoption of measures that aimed at reducing the maximum state expenses with various organizations both public and private. In Portugal, one of the ways that the government found to reduce expenses was the realization of a cut in the funds allocated to the private sector of education. Although the adoption of these measures has allowed a significant reduction in the waste of money on sectors like education, also caused the closure of several private schools in remote areas, leading to the transfer of students who used to study on those schools to nearby public schools. Other private schools have been forced to review all there spending policy and to find ways to balance their budgets in order to subsist without the state aid. The main purpose of this project is reduction of waste / costs in education services. For this, we performed a study about some services that are usually offered by public and private schools and analyzed how these services could benefit from the application of the lean philosophy. Measures have been proposed to improve the transport service and meal production process in a private school. The study case shows that it is possible to optimize the cleaning process by optimizing the layout of a canteen in order to make the process easier and less longer. This savings can reduce the time of the tasks letting employees available to perform other tasks within the school cafeteria. For the transport service, using the center of gravity method it was possible to reduce the number of stops by buses from 44 to only 10 stops, the distance between the bus stop and the school location was also reduced. Using the above method, it was possible to save 4 976.16 €/year without losing any of the students that used this service before. Also, the standardization of schedule with the aid of the previous center of gravity method, will allow a greater saving to the school about 40 762,76€