A integração de sistemas de gestão : concepção de modelo de sistematização e flexibilização da integração

Abstract

As normas de Sistemas de Gestão visam a eficiência e a eficácia das respostas das organizações à satisfação dos requisitos, necessidades e expetativas das Partes Interessadas, nos contextos em que se posicionam. A aplicação de uma norma é concretizada através da operacionalização do correspondente Sistema de Gestão, o qual é constituído por um conjunto de atividades e recursos cujo objetivo é dirigir e controlar a organização de forma coordenada nos domínios a que se referem os requisitos normativos. Com a crescente proliferação e diversidade de normas de Sistemas de Gestão, de que são exemplo: a ISO 9001 para o Sistema de Gestão da Qualidade; a ISO 14001 para o Sistema de Gestão Ambiental; a OHSAS 18001 para o Sistema de Gestão da Saúde e Segurança do Trabalho; a NP 4457 para o Sistema de Gestão da Investigação, Desenvolvimento e Inovação; a ISO 22301 para o Sistema de Gestão da Continuidade do Negócio e a ISO 55001 para o Sistema de Gestão de Ativos, entre tantas outras, emergem, nas organizações, ameaças e oportunidades e, portanto, problemas diversos que são geradores de ineficiências, destruição de valor e consequente perda de competitividade. Este novo enquadramento sugere uma reflexão sobre determinados aspetos nomeadamente no que concerne à implementação individualizada de múltiplos Sistemas de Gestão versus uma abordagem que visa a implementação integrada destes mesmos Sistemas. Decorre, também, que são necessárias estratégias, metodologias e modelos de estruturação que visem uma possível integração considerando, adicionalmente, diferentes níveis de integração. Assim, e face ao conjunto de questões identificadas que carecem de respostas no âmbito da integração de Sistemas de Gestão, foi desenvolvida a presente Tese de Doutoramento, em Engenharia de Gestão Industrial. A Tese resulta num conjunto abrangente, coerente, sequencial e relevante de trabalhos de investigação – submetidos e publicados em revistas de circulação internacional com revisão por pares - desenvolvidos no âmbito da integração de Sistemas de Gestão, relevando-se, em observação a princípios lean, a concepção de um modelo de sistematização e flexibilização da integração e consequente aplicação em contexto empresarial. A primeira parte - capítulo 2 - corresponde à Revisão de Literatura e apresenta de forma estruturada, detalhada e atualizada o Estado da Arte. A segunda parte - capítulo 3 - refere-se ao desenvolvimento de uma metodologia de suporte ao processo de integração de Sistemas de Gestão. É concluído que tornar requisitos de normas de SGs compatíveis, através da análise das suas similaridades, promove a integração e pode ser apresentada sob a forma duma matriz de compatibilidades. A terceira parte - capítulo 4 - refere-se ao desenvolvimento de um modelo genérico, para a integração dos três Sistemas de Gestão mais populares - Qualidade, Ambiente e Segurança -, de acordo com as normas ISO 9001; ISO 14001 e OHSAS 18001, respetivamente. A quarta parte - capítulo 5 - refere-se à concepção de um modelo para Sistemas Integrados de Gestão que, pelas suas características se apresentasse como flexível, integrador, evolutivo e lean. A quinta parte - capítulo 6 - refere-se à implementação, numa Empresa Industrial, do modelo concebido em concordância com a quarta parte desta Tese - capítulo 5 - visando avaliar da sua exequibilidade. O modelo revelou-se robusto, estruturado e gerível, proporcionando uma visão holística da gestão da Empresa e a inclusão futura de novos referenciais de Sistemas de Gestão. São também exploradas as diferentes perspetivas no que concerne ao conceito e definição de Sistema Integrado de Gestão A sexta parte - capítulo 7 - é relativa aos Fatores Críticos de Sucesso e, globalmente, são identificados vários aspetos que as organizações devem ter em conta a fim de serem capazes de gerir em antecipação, e de forma preventiva, a implementação de um Sistema Integrado de Gestão. A sétima parte - capítulo 8 - investiga as conexões entre Desenvolvimento Sustentável e Sistemas Integrados de Gestão. Neste ponto são identificadas vinte e quatro Partes Interessadas e vinte e cinco normas de Sistemas de Gestão e conjuntamente é apresentado um modelo de contextualização do Desenvolvimento Sustentável com os Sistemas Integrados de Gestão. Conclui-se que, na perspetiva da Excelência Empresarial, uma abordagem pró-ativa e um compromisso com a Produção Mais Limpa, suportada num Sistema Integrado de Gestão, resulta em poupanças relevantes acrescidas e contribui para o sucesso sustentado e desenvolvimento das organizações. Por último, a oitava parte - capítulo 9 - investiga e explora as potenciais contribuições da integração dos diversos Sistemas de Gestão como suporte para uma melhor e mais eficiente gestão coordenada de diferentes tipos de Risco. Neste ponto é discutida e proposta uma abordagem metodológica para suporte a uma Gestão Integrada do Risco em resultado da integração de Sistemas de Gestão, conforme o modelo – "genérico, flexível, integrador, evolutivo e lean" –, concebido de acordo com o quarto trabalho - capítulo 5

nota Abstract: Management Systems Standards are aimed at improving efficiency and effectiveness of organizational responses in order to satisfy the requirements, needs and expectations of the Interested Parties, in the contexts in which they are positioned. The application of a Standard is formalized through the operationalization of the corresponding Management System, which consist on a set of activities and resources to direct and control the organization in a coordinated manner in the domains to which the Standard requirements are related. With the increasing proliferation and diversity of Management Systems Standards, examples of which are: ISO 9001 for Quality Management System; ISO 14001 for Environmental Management System; OHSAS 18001 for Occupational Health and Safety Management System; NP 4457 for Research, Development and Innovation Management System; ISO 22301 for Business Continuity Management System and the ISO 55001 for Asset Management System, among several others, emerge in organizations threats and opportunities and thus several problems that are generators of inefficiencies, value destruction and consequently loss of competitiveness. This suggests a new framework regarding the implementation of multiple individualized Management Systems versus an approach to the integrated implementation of these same Systems. It also follows that the strategies, methodologies and models aimed at structuring a possible integration considering additionally levels of integration are required. So, and considering the set of unanswered questions identified in the scope of integration of individualized Management Systems, this PhD Thesis, in Engineering and Industrial Management, was developed. The Thesis is the result of an extensive, coherent, sequential and relevant research works – submitted and published in international peer reviewed journals - that were developed in the scope of Integrated Management Systems, considering lean principles, in the conception of a model for systematization and flexibilization of integration and subsequent application in the business context. The first part - chapter 2 - is the Literature Review and presents a structured, detailed and updated State of the Art. The second part - chapter 3 - is concerned with the development of a methodology to support the process of integration of Management Systems. It is concluded that to turn the requirements of Management Systems Standards compatible, through the analysis of their similarities, integration is promoted and can be presented by a matrix of compatibilities. The third part - chapter 4 - refers to the development of a generic model for integration of the three most popular Management Systems - Quality, Environment and Safety - ISO 9001; ISO 14001 and OHSAS 18001, respectively. The fourth part - chapter 5 - is related to the conception of a model for Integrated Management Systems which, due to its characteristics, is designated as a flexible, integrator, evolutionary and lean. The fifth part - chapter 6 - refers to the implementation, in an Industrial Enterprise, of the model for Integrated Management Systems conceived according to the fourth part, in order to evaluate its feasibility. The model has proved to be robust, structured and manageable, while giving a holistic view of the Company's management and the inclusion, in future, of new Management System Standards. Several concepts and definitions are presented and discussed regarding Integrated Management System. The sixth part - chapter 7 - is related to Critical Success Factors. Globally the accomplished research has identified several CSF that organizations must take into account in order to be able to manage in anticipation and in a preventive way the implementation of an Integrated Management System. The seventh part - chapter 8 - investigates the connection between Sustainable Development and Integrated Management Systems. It has been identified twenty-four Interested Parties and twenty-five Management Systems Standards that led to the proposal of a model of contextualization of Sustainable Development with Integrated Management Systems. This part shows that, in the perspective of Business Excellence, a proactive approach and a commitment with Cleaner Production, supported in an Integrated Management System, brings significant added savings to the sustained success and development of organizations. Finally, the eighth part - chapter 9 - investigates and explores the potential contributions of integration of various standardized Management Systems as support for a better and more efficient coordination of the different types of Risk. In this work it is proposed a methodological approach to support Integrated Risk Management as a result of the integration of several standardized Management Systems, according to the presented model - "generic, flexible, integrative, evolutionary and lean" - conceived according to fourth work - chapter 5